17 Mar
2020
Trabajar desde casa

El brote de coronavirus COVID-19 y el llamamiento a permanecer en casa siempre que sea posible han empujado a muchas empresas a plantearse la necesidad de incorporar el teletrabajo a su estrategia. Pensando en aquellas compañías que estén pensando en adoptar este método, aun siendo de manera temporal, hoy queremos ocuparnos de las mejores herramientas para trabajar desde casa como en la oficina.

En B2 Performance, no solo nos preocupamos de la salud y el bienestar de nuestros empleados y clientes, así como la de nuestro entorno, sino que también buscamos métodos para mantener la calidad pese al trabajo remoto. Además, sabemos por experiencia que se puede trabajar de una manera igual de eficiente, si no más, desde casa o desde otro lugar que no sea la oficina. La fórmula es sencilla: un lugar silencioso, un ordenador, un software igual —o compatible— al de la empresa, una conexión a Internet, un VPN cuando haya que acceder a un ordenador remotamente…. y los recursos necesarios para trabajar a distancia de forma coordinada y en red. Algo que es posible gracias a la tecnología.

¿Y cuáles son las mejores herramientas para teletrabajar? Aunque el mercado ofrece un sinfín de opciones, te mostramos algunos programas que harán que trabajar desde casa resulte más agradable, cómodo y eficaz.

 

Herramientas de mensajería instantánea y llamadas de voz

Empezamos con nuestro repaso a las herramientas para trabajar desde casa con los canales de mensajería instantánea, indispensables para mantenerse en contacto con colegas de forma ágil y rápida y sin que esto suponga necesariamente una interrupción en las tareas que se están desempeñando (a diferencia de lo que ocurre con una llamada al teléfono fijo o móvil).

 

Slack

Una de las herramientas de teletrabajo que empleamos en B2 Performance es Slack, un servicio de mensajería equipado con todas las funcionalidades para un trabajo colaborativo y eficaz, incluyendo la posibilidad de realizar videoconferencias. Si aun así necesitas otras funciones adicionales, también pueden incorporársele otras extensiones. Normalmente, las empresas pequeñas utilizan la versión gratuita de Slack. Sin embargo, aquellas compañías que necesiten llevar a cabo conferencias con más participantes pueden decantarse por la opción de pago, a partir de 6,67 € por usuario activo al mes.

 

Microsoft Teams

Hoy por hoy, Microsoft Teams es el mayor competidor de Slack. En los últimos meses, esta herramienta se ha hecho muy popular, sobre todo a raíz de la situación de emergencia sanitaria desatada en marzo de 2020. Si bien es parte del paquete Office 365 de Microsoft, su versión premium está disponible a partir de 12,50 € mensuales por usuario. Su principal punto fuerte es su integración directa con otros servicios habituales en una oficina, como la plataforma de correo electrónico Outlook o Work. Hasta 300 personas pueden usarlo a la vez de forma gratuita, pero viendo limitadas algunas funciones, como las llamadas de voz o las videollamadas.

 

Hangouts de Google Suite

Otro excelente aliado para el teletrabajo con los chats de Google. Como ventaja principal, ofrece la integración completa e interfaces con otras herramientas de Google Suite, como Gmail o Google Drive, donde se integran Google Docs, entre otras aplicaciones, y el servicio de videollamadas Meet. Eso sí: para disfrutar de ello, la tarifa básica es de 6 € por usuario y mes, y la Business, por 12 € por persona y mes. La primera proporciona una capacidad de almacenamiento de 30 GB, mientras que en la segunda no hay límite.

Nuestra experiencia nos dice que ninguna de estas herramientas, con sus ventajas e inconvenientes, es mejor significativamente mejor que el resto. Así, pues, la elección una u otra dependerá de las preferencias de quienes tengan que utilizarla.

 

Herramientas para videollamadas y conferencias

Estar trabajando en casa no tiene por qué ser sinónimo de aislamiento. De hecho, existen numerosas opciones para mantener reuniones cara a cara por vía telemática, lo que hace que el aislamiento sea más llevadero. Para ello, disponemos de herramientas de videollamadas y conferencias de fácil manejo, intuitivas y económicas.

Además de las señaladas anteriormente, hay dos herramientas que en B2 Performance utilizamos habitualmente y que nos dan un buen resultado.

Videoconferencia

 

Zoom

Zoom es una herramienta de videoconferencias para empresas con mensajería en tiempo real e intercambio de contenido, a través de cualquier dispositivo, ya sea desde el escritorio del ordenador o desde teléfonos móviles. Puede utilizarse tanto en comunicación interna como externa, incorpora vídeo  y audio en HD integrados y permite la conexión de hasta 1.000 participantes en videoconferencias y hasta 49 vídeos en la pantalla. Asimismo, ofrece la opción de compartir pantallas de manera simultánea y hacer anotaciones interactivas, lo que favorece la comunicación entre los profesionales. Para que la seguridad sea total, se ofrecen restricciones y funcionalidades de control basadas en asignar roles, en la protección de accesos y en funciones con contraseña, sin obviar las salas de espera y la posibilidad de poner a un participante en espera. Por otro lado, se pueden grabar las opciones de manera local o en la nube, visualizar las transcripciones generadas por inteligencia artificial (IA), etc. Además, también es posible acceder a las reuniones desde Outlook, Gmail o iCal.

 

Skype

He aquí la aplicación estrella en todo el mundo para establecer conversaciones a través de chat y hacer videoconferencias. Este software permite el acceso de un máximo de 50 participantes sin ningún problema. ¿Uno de los principales motivos de su popularidad? Sin duda, que Skype es gratis. Solo si se usa para llamar a números de teléfono reales se aplica una tarifa. Hasta hace poco, Skype for Business todavía estaba disponible para empresas, pero ahora ha sido reemplazado por Microsoft Teams. En cualquier caso, es un must para comunicar cualquier información o novedad.

 

Herramientas de planificación y gestión de proyectos

Son muchas las empresas que ya utilizan herramientas de gestión de proyectos, tanto si ofrecen teletrabajo como si basan su actividad en el trabajo presencial. No obstante, trabajar a distancia hace que la comunicación sea menos directa, lo que hace que sean aún más importante cuando los trabajadores están lejos de la oficina. Veamos algunas de las soluciones más eficaces en este ámbito.

 

Trello

Sigue siendo un clásico en las reuniones de gestión de proyectos, especialmente si trabajan juntos en equipos pequeños y, por lo tanto, no necesitan una gran cantidad de funcionalidades. La versión gratuita, que también está disponible para escritorio, funciona bastante bien para pequeños equipos de hasta 10 personas. A partir de aquí, se aplica un precio de 9,99 $ por usuario y mes. Una ventaja: Trello se puede integrar en Slack.

 

Asana

Cuando se trata de coordinar proyectos, Asana es un sistema muy socorrido. Y no por casualidad. El programa, convertido en el gran referente dentro de la gestión de tareas, permite controlar virtualmente todos los proyectos que la empresa tiene en marcha. Por lo tanto, es especialmente adecuado para organizaciones con grandes proyectos en marcha y un amplio equipo de trabajadores, al tiempo que integra todo lo indispensable para la planificación de ventas y marketing. Las funcionalidades básicas son gratuitas para grupos de hasta 15 personas. A partir de esta cifra, Asana se puede utilizar desde 10,99 € por usuario y mes.

 

Airtable

Airtable llega donde no alcanzan las hojas de cálculo tradicionales. Por eso, es ideal para quienes trabajan o han trabajado habitualmente con Excel. La herramienta incorpora numerosas funciones de gestión de proyectos en forma de tabla, pero con más prestaciones que el complejo programa de Microsoft. Lo más destacado es la posibilidad de integrar tablas entre sí. Airtable se puede usar de forma gratuita, pero para más funciones, la versión desde 10 $ por persona y mes es ideal.

 

Jira Software

Jira Software es una herramienta diseñada  para que todos los miembros de un equipo de trabajo puedan planificar, supervisar y publicar un proyecto de software (por ejemplo, crear un sitio web). Con él, es posible monitorizar el historial de usuarios e incidencias, planificar sprints y distribuir las tareas entre las personas implicadas. También permite la supervisión de estos proyectos, analizando el trabajo del equipo con una visión global.

 

Almacenamiento en la nube o cloud

Si los empleados de la empresa están conectados y coordinados, pueden trabajar juntos sin problemas, usando varios documentos a la vez. En condiciones de teletrabajo, los archivos han de ser administrados y editados por más de un usuario y, en muchas ocasiones, moverse entre carpetas, algo imprescindible para organizar las tareas. Esto es mucho más fácil cuando se dispone de una solución con almacenamiento en línea y de herramientas asociadas. Echemos un vistazo a algunas de las más prácticas y eficaces.

 

G Suite de Google Cloud

Una de las soluciones de almacenamiento más extendida es Google G Suite. Si tienes una cuenta de Google, puedes usar, desde Google Drive, herramientas gratuitas como documentos, hojas de cálculo, diapositivas de presentaciones, Gmail y el almacenamiento en la nube de Google Drive, con 15 GB de capacidad en su versión gratuita. No obstante, si necesitas más espacio y quieres utilizar la versión premium de los Hangouts, habrá que contratar la opción de pago.

 

Dropbox

Además del almacenamiento en línea clásico y software para la gestión de documentos, Dropbox ahora también tiene funciones básicas de planificación de proyectos, lo que lo convierte en una buena alternativa para el almacenamiento de datos e información. En su versión gratuita, posee 2 GB de espacio de almacenamiento disponibles para compartir documentos de Office con los compañeros, lo que debería ser suficiente para equipos de trabajo de hasta tres personas. A partir de aquí, se puede incrementar esta capacidad a 100 GB por 9,99 € al mes, así como otras opciones de almacenamiento. Gracias a una función de línea de tiempo, también puede hacer la planificación básica del proyecto en papel.

Para trabajar de la manera más rápida y sencilla posible, te recomendamos que utilices los servicios que ya se emplean en la esfera corporativa.

 

Bonus track: soluciones para trabajar sin ruido y con pausas

Para aquellas empresas cuyos empleados no están acostumbrados a trabajar regularmente de forma remota, es fácil que la casa enseguida se les caiga encima. Para que esto no suceda, aquí te traemos dos soluciones de software que pueden convertirse en tu mejor aliado.

 

Noisli

Tu mascota se queja, no tienes claro si tu ordenador lleva incorporado un ventilador o un reactor nuclear, hay obras en la calle… Trabajar en casa puede llegar a ser más ruidoso que desempeñar las tareas asignadas en el lugar de trabajo. Cuando esto ocurre, utilizar Noisli puede darnos un respiro. Además de sonidos de la naturaleza, también permite escuchar el silencio en diferentes frecuencias. Esto no solo puede favorecer la concentración mientras trabajas, sino que también te ayudará a conciliar el sueño después de un largo día de teletrabajo. ¡Haz la prueba!

 

Stretchly

Hacer un break en el trabajo es importantísimo, qué duda cabe. En muchas oficinas, los pasillos a la máquina de café, en reuniones o en muchas oficinas, estos pequeños respiros aseguran un descanso regular, indispensable para mantener la concentración y el rendimiento laboral. Ahora bien: cuando la faena se acumula, es probable que muchos pasen por alto la necesidad de parar. ¿Es este tu caso? Entonces, Stretchly es para ti, ya que esta herramienta te recuerda la necesidad de parar cada X minutos, descansos de cinco minutos cada media hora. Además, también te da consejos sobre cómo pasarlos de manera eficaz y relajante. Por eso, es idóneo para una pausa virtual.

En B2 Performance, tu agencia de marketing en Barcelona, contamos con las mejores herramientas para trabajar en casa como en la oficina, lo que garantiza que tus proyectos de marketing digital saldrán siempre adelante y con la máxima calidad y productividad, sean cuales sean las circunstancias. ¿Quieres saber más? En ese caso, escríbenos a info@b2-performance.es o llámanos sin ningún compromiso por tu parte al (+34) 93 532 93 78. ¡Estaremos encantados de atenderte y de ayudarte a incrementar tus ventas!

Cèlia Roca Martín
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