16 Mar
2020

Cómo lograr un teletrabajo eficaz

El estallido de un brote de coronavirus, conocido como COVID-19, y las medidas de aislamiento decretadas por las autoridades han vuelto a poner sobre la mesa un desafío que, desde hace años, está en la agenda de muchas empresas: el trabajo a distancia o teletrabajo, es decir, aquel que se realiza fuera de las instalaciones de la compañía. Pese a sus múltiples ventajas, algunas organizaciones siguen mostrándose reticentes a incorporar esta fórmula a su día a día, ya sea por el miedo a una caída de la productividad, por falta de recursos técnicos o por contar con profesionales poco habituados a estas nuevas formas de trabajo basadas en las nuevas tecnologías. Estos factores plantean la siguiente pregunta: ¿cómo lograr un teletrabajo eficaz?

Un poco de historia: ¿cómo y cuándo surge el teletrabajo?

Pese a ser un tema de máxima actualidad, lo cierto es que la idea del teletrabajo dista de ser nueva, ya que empezó  a plantearse a comienzos de la década de 1970. El pionero fue el físico e ingeniero estadounidense Jack Nilles, quien, coincidiendo con los años de la crisis del petróleo, propuso reemplazar los desplazamientos diarios al lugar de trabajo, gracias al empleo de las telecomunicaciones y los ordenadores.

Cabe destacar también la aportación del ingeniero estadounidense de origen húngaro Peter C. Goldmark, quien proponía la creación de una sociedad rural que pudiese trabajar sin abandonar el campo, gracias al empleo de las telecomunicaciones.

Más antiguo es aún es la posibilidad de estudiar a distancia, ya que los primeros cursos por correspondencia datan de entre finales del siglo XIX y principios del XX.

Sin embargo, el espaldarazo definitivo para el teletrabajo y el estudio sin desplazamientos llegaría en 1990 con la creación de la red informática World Wide Web (WWW), a cargo de Tim Berners-Lee. El uso de Internet se generalizó a finales de la década —por ejemplo, en 1994 apenas había 3.000 sitios web en todo el mundo—, tendencia que se acentuó diez años después gracias al boom de los teléfonos móviles inteligentes o smartphones. De este modo, muchas personas sin el poder adquisitivo suficiente para adquirir un ordenador pudieron disponer de un punto de conexión a Internet.

Pese a todo, lo cierto es que todavía queda un largo camino por recorrer en este ámbito. Según el informe Monitor Adecco de Oportunidades y Satisfacción en el Empleo, elaborado por Barceló y Asociados, en 2018 solo teletrabajaban en España 1,43 millones de personas, lo que equivale al 7,4% del total de ocupados en este país. El dato todavía está lejos de la media europea, que la Organización Mundial del Trabajo sitúa en el 17%. De acuerdo con esta institución, los países que más se acogen a esta práctica son Finlandia, Suecia, Países Bajos, Colombia, Japón y Estados Unidos. Asimismo, esta institución alerta de que solo un 13% de las empresas mundiales da esta facilidad a sus trabajadores.

 

Las ventajas del teletrabajo

Muchas de las tareas que se llevan a cabo en una oficina no precisan de la presencia del trabajador o trabajadora en su puesto y pueden ser realizadas a distancia, gracias al uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC): ordenador, teléfono móvil, las herramientas de Internet (correo electrónico, chat, transmisión de voz por IP o videoconferencia), etc.

Actualmente, el profesional puede tener acceso a bases de datos, reuniones virtuales y sistemas de mensajería instantánea para enviar y compartir archivos, lo que le permite tomar decisiones en tiempo real y ser más eficiente dentro de los procesos productivos.

Esta modalidad de trabajar a distancia presenta numerosos beneficios. Veamos algunos de ellos,

  • Ahorro de tiempo y dinero por parte del trabajador, ya que se evitan los desplazamientos del lugar de residencia al de trabajo y viceversa.
  • Contribuye a compaginar la vida profesional y familiar en el caso de los empleados con hijos en edad escolar o con personas dependientes o vulnerables a cargo.
  • Se incrementa el control de la productividad, ya que la referencia deja de ser el tiempo que el trabajador pasa en la oficina, que es sustituido por el volumen de tareas realizadas.
  • El trabajador asume la responsabilidad de sus propias tareas, sin la presión adicional de medios de control externo —por ejemplo, fichajes horarios—, lo que puede ser percibido por este como una muestra de confianza por parte de la compañía.
  • Da más autonomía al empleado para distribuir su tiempo como más cómodo le resulte. En ocasiones, cuando no es necesario estar pendiente de clientes, el trabajador tiene la libertad de repartir sus horas de trabajo, relegándolas incluso fuera del horario laboral presencial.
  • Puede ayudar a mejorar la concentración del trabajador y, por lo tanto, su rendimiento. Al poder elegir un lugar sin ruido ambiental, el profesional tiene la oportunidad de disfrutar de un ambiente de trabajo mucho más adecuado, más silencioso y con menos elementos de distracción.
  • Ubicuidad en el lugar de trabajo, dado que el único requisito es contar con un punto de conexión a Internet. De ahí que el trabajo puede desempeñarse indistintamente en un espacio de coworking, en un hotel, en un restaurante, en un medio de transporte público, en un coche, en una biblioteca o en cualquier otro emplazamiento.
  • Es una excelente alternativa para personas con algún tipo de limitación que no pueden desplazarse físicamente a su lugar de trabajo, así como para aquellas personas que viven en países diferentes del de su empresa.
  • Facilita poder seguir dando servicio a los clientes de la compañía en circunstancias en las que se restrinja la movilidad de los trabajadores por causas excepcionales.
  • En los casos de emergencia sanitaria por enfermedades infecciosas, como el que se vive desde la aparición del COVID-19, permite a muchas empresas continuar desempeñando su labor sin que la producción se vea afectada. En este caso, el beneficio es doble, ya que esta medida contribuye a velar por la salud de los trabajadores, de sus familias y del conjunto de la sociedad.

Esta última situación es desconocida para muchos y precisa de nuevos métodos para mantener el trabajo en equipo en la distancia y desarrollar una cultura apropiada de trabajo. Con una comunicación aún mejor, es posible convertir el hogar, o cualquier otro espacio alejado de la oficina, en un centro de trabajo óptimo.

 

Riesgos del trabajo a distancia

Como todo, el teletrabajo no está exento de inconvenientes. En las líneas que siguen, se detallan los más frecuentes.

  • Si no hay coordinación, una comunicación menos fluida que la presencial puede generar problemas de calidad en el trabajo. Para evitarlo, es posible que sea necesario planificar más filtros y revisiones. ¿El problema? Un eventual incremento de horas a las tareas programadas y, probablemente, la necesidad de dilatar los plazos de entrega.
  • Aislamiento social. La falta o escasez de contacto presencial con los compañeros de trabajo, reemplazado por los chats, puede ser desmotivador para las personas que lo viven. Del mismo modo, también puede traducirse en un intercambio espontáneo menos fluido de información y conocimiento.
  • Se requiere de una mayor responsabilidad. A algunos trabajadores, sobre todo a aquellos que no estén habituados a trabajar por objetivos, les puede resultar difícil ajustar sus tareas a unos timings sin una supervisión constante de la empresa. Asumir el trabajo por objetivos es la única opción para lograrlo. Otra estrategia para mantener la confianza por parte de la dirección es reportar el trabajo diario a la persona responsable o bien de forma pública, ya sea al final del a jornada o mientras se esté realizando, mediante el empleo de una solución específica o archivos compartidos que se pueden modificar con varias personas trabajando a la vez, como los que brinda Google Drive.

 Puede haber más focos de distracción. Aquellos que no puedan procurarse un entorno de trabajo tranquilo pueden estar expuestos a elementos de distracción, como mascotas, personas que convivan con ellos o, incluso, focos de entretenimiento como el televisor o la radio, sin obviar las tareas domésticas rápidas, la llegada de un cartero o repartidor de paquetería a domicilio, etc.

 

Los requisitos para un teletrabajo efectivo

Para poder trabajar en casa, muchas compañías están flexibilizando las reglas internas de la compañía para poder integrar el teletrabajo en sus rutinas. A continuación, resumimos algunos requisitos básicos para el teletrabajo.

  • Digitalizar la información, los documentos y los procesos necesarios para realizar las funciones estipuladas. Si los documentos importantes solo pueden consultarse en la oficina, no será posible trabajar en casa de manera eficiente.
  • Buscar un espacio de trabajo adecuado, Tener su propio estudio, con el objetivo de minimizar el ruido o posibles fuentes de distracción, como los niños o los animales domésticos. De todos modos, hay que tener en cuenta que, si se decide que el lugar de trabajo sea la propia casa, esto puede contribuir a no establecer una separación clara entre la vida personal y profesional. Para ello, cada vez son más quienes optan por alquilar un espacio de coworking, una incubadora de start-ups o similar. Tampoco hay que pasar por alto que el lugar de trabajo debe cumplir con los requisitos de ergonomía y seguridad que establece la ley, lo que comporta disponer de un escritorio de altura ajustable, una silla de oficina adecuada y un monitor lo suficientemente grande. También se aconseja hacer descansos de cinco minutos para relajar la vista tras pasar una hora frente a la pantalla.
  • Contar con la infraestructura técnica necesaria. Esto incluye un ordenador conectado a Internet y con un paquete informático adaptado al software de la organización. También es conveniente contar con una VPN, una herramienta que permite acceder a distancia a un ordenador. Para las videoconferencias, la velocidad de carga es importante. Esta debería ser superior a 10 Mbit por segundo, si es posible. La videoconferencia es otra herramienta importante para trabajar desde casa. Este recurso es preferible a las conferencias telefónicas, ya que la presencia, los gestos y las expresiones faciales son parte de una comunicación efectiva, aun cuando la calidad de las webcams domésticas suele ser mejorable (de todos modos, normalmente suele ser suficiente con una conferencia solo por voz o a través del chat, con herramientas como Skype, Slack, Hangout de Google, Microsoft Teams o afines). En cuanto a los chats, cabe destacar que estas presentan como ventaja que no interrumpen el flujo de trabajo. Para aquellos a quienes les resulta incómodo trabajar con auriculares, se puede optar por un buen micrófono direccional con supresión de ruido, de tipo podcaster si es posible.
  • Estar permanentemente en contacto con el resto de los compañeros. Estar conectado constantemente es indispensable para organizar y desempeñar el trabajo adecuadamente. Para ello, es necesario que cada uno de los participantes ingrese en la videoconferencia puntualmente y por separado desde su propio ordenador.

 

Formas de teletrabajar

Podemos hablar de dos maneras básicas de trabajar juntos: sincrónica —es decir, a la vez— y asincrónicamente. Aunque ambas modalidades son válidas, el principal reto se da en el segundo caso, cuando los profesionales pueden trabajar de forma totalmente independiente —por ejemplo, como un autónomo o freelancer—, teniendo como único condicionante una fecha de entrega.

Para poder trabajar asincrónicamente, es necesario dividir los paquetes de trabajo que se puedan llevarse a cabo de forma independiente. Para ello, es necesario coordinarse con todos los compañeros y otros departamentos, definiendo claramente qué se necesita, en qué formato  y para cuándo. Normalmente, los otros departamentos están disponibles en una amplia franja horario, por lo que las dudas que puedan surgir pueden solucionarse casi al instante. Cuando esto no sucede, la coordinación debe ser aún mayor.

Hay numerosas herramientas que permiten coordinar las tareas: desde software como Trello o JIRA hasta metodologías como el método Kanban, palabra que se traduce como ‘letrero’ o ‘valla’ en japonés, y que alude a un sistema de distribución visual de las tareas; The Hill Charts, perfectas para visualizar la progresión de una tarea, y Getting Things Done, un método de gestión de las actividades y título de un libro de David Allen.

Por otro lado, también hay que subrayar que la transparencia también ayuda a los equipos de trabajo en la coordinación y la creación de valor.

Teniendo en cuenta todos estos aspectos, el teletrabajo puede llegar a ser más productivo y motivador que el trabajo en la oficina, tanto a nivel individual como colectivo. Para ello, hay que contar con el hardware y el software correctos y tener una actitud autónoma. Siguiendo estas pautas, el profesional se verá recompensado con menos desplazamientos e incluso una mejor calidad de vida para él y los suyos. No obstante, hay que valorar si los recursos humanos de una empresa están preparados, desde el punto de vista del know-how y emocionalmente, para hacer frente al aislamiento y ver reducidos los mecanismos de control y vigilancia.

En B2 Performance, llevamos desde el inicio de nuestra actividad incorporando el teletrabajo como medida de conciliación laboral y personal. Coincidiendo con la situación de emergencia sanitaria que se vive a nivel global, también hemos apostado por el trabajo a distancia para garantizar el bienestar y la salud de nuestros empleados y clientes, asegurando todos los mecanismos para que la calidad y los plazos de entrega jamás se vean afectados. ¿Quieres saber más? Si es así, escríbenos info@b2-performance.es o llámanos sin ningún compromiso por tu parte al (+34) 93 532 93 78. ¡Te estamos esperando!

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